Contoh (akun demo): tender Nasi Box — Rekoleksi Wilayah IV yang menarik empat penawaran dari anggota
Kegiatan paroki selalu butuh pengadaan — nasi box rekoleksi, seragam acara, materi katekese. Fitur Tender membuka pengadaan itu kepada umat: pengurus menuliskan kebutuhannya, anggota pemilik usaha mengirim penawaran, pemenang dipilih dengan terbuka. Alurnya satu kalimat: tulis kebutuhan, terima penawaran, pilih pemenang, hubungi yang menang.Panduan ini khusus akun pengurus yang ditunjuk seksi pemberdayaan.
Panduan ini untuk pengurus yang mengelola pengadaan lewat tender. Seluruh alur dikerjakan dariPanel Petugas di alamat /admin, menu Tender (grup Antrian). Menu ini hanya muncul pada akun dengan peran petugas — anggota yang ingin mengikuti tender punya panduan tersendiri diPanduan Tender untuk Anggota.
Tangkapan layar diambil dari aplikasi dengan data uji — empat penawaran contoh dibuat dari akun demo, jadi tampilan dan alurnya persis kondisi sebenarnya (nama usaha pada contoh adalah fiktif).
Bab 2
Membaca Daftar Tender
Menu Tender menampilkan semua pengadaan beserta statusnya — mulai dari yang masih dibuka untuk penawaran, yang sedang ditinjau, sampai yang sudah selesai dengan pemenangnya. Urutan pengerjaan yang rapi: tender yang mendekati batas waktu dikunci dulu, karena penawaran anggota berhenti masuk saat batas waktu terlewati.
Menu Tender. Daftar tender berjalan dan lampirannya.
Setiap kartu tender memuat nama kegiatan (mis. Tender Nasi Box — Rekoleksi Wilayah IV), tanggal kebutuhannya, dan jumlah penawaran yang sudah masuk. Notifikasi di panel juga memberi kabar setiap kali penawaran baru terkirim, jadi Anda tidak perlu memantau terus.
Bab 3
Menilai Penawaran & Memilih Pemenang
Buka kartu tender untuk melihat rincian kebutuhan dan penawaran yang masuk dari anggota. Nilai penawaran bukan hanya soal harga terendah — perhatikan juga spesifikasi yang ditawarkan dan rekam jejak usahanya di direktori UMKM. Pada contoh, tender nasi box menarik empat penawaran sebelum pengurus menetapkan pemenang dengan nilai kontrak Rp 2.950.000.
Detail tender. Rincian kebutuhan dan penawaran yang masuk.
Menetapkan pemenang cukup satu ketukan dari kartu penawarannya — aplikasi lalu mengabaripemenang lewat notifikasi (“terpilih sebagai pemenang dengan nilai kontrak …”) sekaligus memberi tahu peserta lain bahwa tender telah ditutup. Sisanya koordinasi teknis: pengurus menghubungi pemenang untuk jadwal pengiriman dan pembayaran sesuai kesepakatan paroki.
Bab 4
Membuat Tender Baru
Kebutuhan pengadaan berikutnya cukup lewat tombol Tender Baru di bagian atas halaman. Isi formulirnya dengan jujur dan spesifik: nama kegiatan, tanggal kebutuhan, rincian barang atau jasa (jenis, jumlah, kualitas), serta batas waktu penawaran. Anggota hanya bisa menawar sebaik deskripsi yang Anda tulis —“nasi box 200 porsi untuk rekoleksi, lauk ayam suwir dan sayur, diantar pukul 7 pagi” jauh lebih mudah ditawar daripada sekadar “konsumsi rekoleksi”.
Tombol Tender Baru. Formulir pengadaan untuk kebutuhan berikutnya.
Setelah diterbitkan, tender langsung terlihat anggota dari menu Tender dan mereka mulai mengirim penawaran. Beri waktu buka yang wajar — minimal satu minggu untuk kebutuhan besar — agar usaha kecil sempat menghitung harganya dengan benar.
Bab 5
Tanya-Jawab
Siapa saja yang boleh mengirim penawaran?
Anggota UMKM yang usahanya sudah terdaftar dan terverifikasi di aplikasi. Itulah gunanya direktori — pengurus bisa sekalian menilai rekam jejak usaha penawar sebelum memilih.
Apakah wajib memilih penawaran termurah?
Tidak. Nilai kontrak akhir keputusan pengurus — harga, spesifikasi, dan keandalan usaha ditimbang bersama. Yang penting keputusannya dicatat di aplikasi agar transparan bagi peserta lain.
Bisakah tender dibatalkan atau diubah setelah terbit?
Bisa dari kartunya oleh pengurus — misalnya kebutuhan berubah sebelum ada penawaran masuk. Bila penawaran sudah masuk, hubungi dulu para penawar lewat notifikasi agar tidak ada pihak yang merasa rugi sudah menghitung harga.
Bagaimana anggota tahu tender baru dibuka?
Tender tampil di menu Tender aplikasi dan anggota pemilik usaha melihatnya saat membuka dashboard. Untuk kebutuhan yang mendesak, pengurus biasanya juga menyebarkan lewat grup WhatsApp lingkungan — aplikasi menjadi tempat resmi penawarannya.
Pengadaan yang terbuka, pemenang yang jujur.
Tulis kebutuhan dengan jelas — penawaran terbaik datang dari tender yang jelas.
